Einladungslink zur WebApp abgelaufen
Ein Kunde meldet, dass der Einladungslink zur Registrierung in der WebApp abgelaufen ist. Der ursprüngliche Einladungslink ist nur 7 Tage gültig. Über die Funktion „Aktivierung anfragen“ kann eine neue Einladung an die im DMA an der Person hinterlegte E-Mail-Adresse versendet werden.
Hintergrund
Wird bei einer Person im DMA eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erstellt das System automatisch einen Benutzer für die WebApp (technisch: Auth User).
Nach Erstellung des Auth Users wird automatisch eine Einladungs-E-Mail an die an der Person hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Diese E-Mail enthält:
- Einen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse
- Die Möglichkeit zur Vergabe eines Passworts
- Die erstmalige Registrierung für die WebApp
Der Einladungslink ist 7 Tage gültig.
Nach Ablauf dieser Frist erscheint beim Aufruf des Links eine Fehlermeldung, dass der Einladungslink abgelaufen ist.
Lösung
Um eine neue Einladung auszulösen:
- Folgenden Link öffnen:
https://www.goldengates.digital/welcome - Die im DMA an der Person hinterlegte E-Mail-Adresse eingeben.
- Auf den Button "AKTIVIERUNG ANFRAGEN" klicken
- Das System versendet anschließend automatisch eine neue Einladungs-E-Mail an diese Adresse.
Antwort an den Kunden
Der Kunde kann wie folgt informiert werden:
„Wir haben eine neue Einladungs-E-Mail für Ihren Zugang zur WebApp ausgelöst. Bitte öffnen Sie die E-Mail und folgen Sie dem enthaltenen Link bzw. Button, um Ihre Registrierung abzuschließen und ein Passwort zu vergeben.“
Wichtige Hinweise
Ausschließlich die E-Mail-Adresse aus dem Personenprofil verwenden
Die für die Aktivierung verwendete E-Mail-Adresse muss immer der aktuell an der Person im DMA hinterlegten E-Mail-Adresse entsprechen.
Es darf keine andere E-Mail-Adresse verwendet werden, auch dann nicht, wenn der Kunde dies telefonisch oder per E-Mail wünscht.
Änderung der E-Mail-Adresse
Soll die Einladung an eine andere E-Mail-Adresse versendet werden, muss zunächst die E-Mail-Adresse an der Person im DMA gemäß dem gültigen Änderungsprozess angepasst werden.
Erst nach erfolgreicher Anpassung darf die Aktivierung erneut ausgelöst werden.
Synchronisationszeit beachten
Nach einer Änderung der E-Mail-Adresse im DMA muss vor dem erneuten Auslösen der Aktivierung ca. 20 Minuten gewartet werden.
Grund:
- Die Personendaten werden vom DMA in die WebApp synchronisiert.
- Die Synchronisation erfolgt automatisiert über einen Hintergrundprozess.
- Der Synchronisationslauf startet grundsätzlich alle 10 Minuten.
- Erst nach erfolgreicher Synchronisation steht die neue E-Mail-Adresse für die Aktivierung in der WebApp zur Verfügung.
Häufige Fehler
Die Einladung wird an die alte E-Mail-Adresse versendet
Ursache:
Die E-Mail-Adresse wurde im DMA geändert, die Synchronisation zur WebApp war jedoch noch nicht abgeschlossen.
Lösung:
Mindestens 20 Minuten warten und die Aktivierung anschließend erneut auslösen.
Kunde möchte eine andere E-Mail-Adresse verwenden
Ursache:
Die gewünschte E-Mail-Adresse ist nicht an der Person im DMA hinterlegt.
Lösung:
Zunächst die E-Mail-Adresse im DMA gemäß Prozess ändern. Danach die Synchronisation abwarten und anschließend die Aktivierung erneut auslösen.
Standard-Antworten
Standardantwort Kunde
Guten Tag,
wir haben eine neue Einladungs-E-Mail für Ihren Zugang zur WebApp ausgelöst.
Bitte öffnen Sie die E-Mail und folgen Sie dem enthaltenen Link bzw. Button, um Ihre Registrierung abzuschließen und ein Passwort zu vergeben.
Sollten Sie die E-Mail nicht innerhalb weniger Minuten erhalten, prüfen Sie bitte auch Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner.
Mit freundlichen Grüßen
Standardantwort Kunde (E-Mail-Adresse muss geändert werden)
Guten Tag,
die Einladung zur WebApp kann ausschließlich an die E-Mail-Adresse versendet werden, die aktuell in unserem System bei Ihrer Person hinterlegt ist.
Sofern eine andere E-Mail-Adresse verwendet werden soll, muss diese zunächst entsprechend angepasst werden. Nach erfolgter Änderung und technischer Synchronisation kann eine neue Einladung versendet werden.
Um die E-Mail-Adresse aktualisieren zu können, senden Sie uns bitte eine Ausweiskopie, von der bei uns hinterlegten E-Mail-Adresse. Anschließend werden wir diese umgehend aktualisieren.
Mit freundlichen Grüßen
Interne Notiz
Nach Änderung der E-Mail-Adresse im DMA mindestens 20 Minuten warten, bevor die Aktivierung erneut ausgelöst wird. Die Synchronisation der Daten in die WebApp erfolgt automatisiert in regelmäßigen Intervallen und muss zunächst abgeschlossen sein.
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